Content Marketing: phương pháp phát triển nhóm hiệu quả

Content marketing đang ngày một phát triển (tìm hiểu Content Marketing là gì?). Chúng ta có thể nhận thấy điều đó qua 1 số thuật ngữ được thường xuyên sử dụng trong thời gian gần đây như: sticky content, content curation, snackable content, engagement… Phương pháp marketing này thường ít nổi bật so với những xu hướng marketing phổ biến hiện nay, nhưng tôi sẽ cho bạn thấy một vấn đề: “Nội dung không chỉ là những thuật ngữ thông dụng. Nó là tương lai cho việc kinh doanh của bạn.”

Bạn không tin sao? Thực tế cho thấy 61% người được hỏi muốn mua hàng từ các công ty có cung cấp nội dung cụ thể, dựa trên một cuộc khảo sát được tiến hành của Hiệp hội Roper.

Tuy nhiên, vì sự tăng lên của content marketing, đội ngũ marketing và các doanh nghiệp nhỏ đang phải vật lộn để đáp ứng với nhu cầu của khách hàng và tạo ra số lượng lớn các nội dung chất lượng cao. Nhiều doanh nghiệp đã quyết định xây dựng đội ngũ chuyên làm nội dung. Đây là một việc tốt, tuy nhiên, trong tháng qua một số doanh nghiệp đã hỏi tôi rằng “làm sao để tạo và duy trì một đội ngũ nội dung hiệu quả?”. Trả lời cho câu hỏi này, chúng ta sẽ có 4 bước:

Lập kế hoạch (xác định mục tiêu và chiến lược của bạn)
Xây dựng đội ngũ
Huấn luyện đào tạo
Giám sát và theo dõi

Xác định chiến lược và đặt mục tiêu

Tôi nhấn mạnh: Đừng bỏ qua bước này! Một trong những người bạn của tôi đã hết sức vội vã trong quá trình tạo nội dung, kết quả sản phẩm đã không trả lời được: tại sao phải làm nội dung, nhắm đến đối tượng khách hàng nào và những đối tượng đó quan tâm đến vấn đề gì.

Vì vậy, trước khi bạn tạo ra một đội ngũ nội dung, hãy trả lời những câu hỏi cơ bản:

Nội dung chúng ta muốn thực hiện? (Mục tiêu)
Bằng cách nào chúng ta có thể làm điều đó hiệu quả? (Chiến lược)

Chúng ta muốn nội dung quảng cáo đạt được những gì?

Đây không phải là việc khó. Bạn muốn nội dung của mình tìm kiếm được khách hàng? Cụ thể hơn, bạn muốn nội dung này có thể tạo ra khách hàng thông qua “phễu chuyển đổi” (conversion funnel). Đó nên là mục tiêu cơ sở của bất kỳ chiến lược nội dung nào, nhưng, tất nhiên là bạn cũng cần phải đưa ra các mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một vài ví dụ về mục tiêu mà bạn có thể đưa ra:

Phát triển số lượng khách hàng trung thành
Phát triển uy tín thương hiệu như là một chuyên gia trong ngành
Xây dựng mối quan hệ và hợp tác với các công ty có sức ảnh hưởng trong ngành
Tăng mức độ hài lòng của khách hàng
Thu hút khách hàng mới vào trang web của bạn
Giảm tỷ lệ thoát (bounce rate)

Cho dù mục tiêu mà bạn chọn là gì đi nữa, hãy nhớ đánh giá nó trên cả chỉ số “cứng” và “mềm”.

Làm thế nào chúng ta thực hiện việc đó một cách hiệu quả?

Các chiến lược sẽ cho bạn những mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên, có một vài chiến lược mà tất cả những người làm marketing cần phải có để đạt được chỉ tiêu là: tạo ra nội dung có khả năng chuyển đôi suy nghĩ của khách hàng.

Xác định đối tượng

Đây là một số cách bạn có thể xác định đối tượng và những gì họ muốn / cần / mong ước:

Yêu cầu người đọc cho ý kiến trong các bình luận trong bài viết/blog và thông qua các trang truyền thông xã hội của bạn
Gửi các cuộc điều tra khảo sát (phương pháp cũ nhưng vẫn hiệu quả)
Tiếp cận với đối tượng mục tiêu của bạn bằng cách tham vào các sự kiện, hội nghị mà họ tham gia
Kiểm tra báo cáo nghiên cứu về khách hàng của đối thủ cạnh tranh

Khi tiến hành xác định khách hàng, hãy tự hỏi mình:

Thuộc tính nhân khẩu học của họ là gì?
Điều gì / ai ảnh hưởng đến họ?
Những gì người ta muốn / cần? (Thông tin cơ bản và dẫn chi tiết, vv)
Đối tượng của bạn đang phải đối mặt với vấn đề gì? Làm thế nào bạn có thể giúp giải quyết vấn đề đó?
Những câu hỏi được độc giả của bạn đặt ra và những chủ đề mà họ muốn giải quyết?

Bạn cũng nên tạo ra một hình mẫu khách hàng, nếu có khả năng, kết hợp sử dụng các dữ liệu khác nhau sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát về thái độ của khách hàng, điều này sẽ giúp bạn tạo ra một nội dung rất cụ thể.

Tạo ra một biểu đồ phễu về hình mẫu khách hàng

Bước này sẽ giúp nhóm nội dung của bạn định hình một lịch biên tập nội dung chi tiết, tạo ra các nội dung nhắm đến những hành vi, thái độ cụ thể của khách hàng, với mục tiêu di chuyển họ qua phễu chuyển đổi.

Đây là những gì bạn cần làm để: Tạo một đồ với hình mẫu khách hàng của bạn là trục X và các giai đoạn của phễu là trục Y. Sau đó, trong mỗi hộp trả lời các câu hỏi sau:

Các vấn đề chính và mối quan tâm mà khách hàng đang phải đối mặt trong giai đoạn này là gì?
Những câu hỏi khách hàng đặt ra là gì?
Bạn có thể trả lời câu hỏi thuộc nội dung và chủ đề nào.
Một vài tiêu đề mẫu cho nội dung.

Tạo ra một nhóm có cấu trúc

Bây giờ bạn đã có mục tiêu và chiến lược, về cơ bản thì bạn sẽ tạo ra khuôn khổ và cơ cấu cho đội ngũ nội dung làm việc. Vì vậy, bây giờ bạn thực sự nên tiến hành lắp ráp đội hình.

Có rất nhiều cách để tạo ra đội ngũ nội dung. Hãy ghi nhớ đây có thể không phải là một công thức hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn, và bạn có thể sẽ phải thử một vài cách và phân chia trách nhiệm công việc khác nhau để tìm ra cái thích hợp cho mình. Đây là mô hình mà tôi thấy đạt được thành công nhất.

Nhóm trưởng nội dung

Bạn cũng có thể thấy mô tả công việc của Trưởng nhóm nội dung gần giống như Tư vấn nội dung cao cấp hoặc tổng biên tập nội dung văn phòng, v.v… Về cơ bản người này là người đứng đầu bộ phận và chịu trách nhiệm về chiến lược tổng thể, ngân sách, thực hiện các mục tiêu đề xuất, thông tin liên lạc với ban điều hành, v.v… Trưởng nhóm thường không tham gia vào việc sáng tạo nội dung hoặc chỉnh sửa, nhưng có thể sẽ được tham gia vào quá trình brainstorm và nhận phản hồi khách hàng.

Quản lý biên tập

Chức danh công việc này có thể bao gồm điều phối nội dung, biên tập, v.v… Người này sẽ đóng một vai trò quan trọng trong đảm bảo chất lượng và chịu trách nhiệm cuối cùng cho việc duy trì hình ảnh thương hiệu và quá trình thiết kế nội dung. Quan trọng là người này phải có kiến thức tốt về ngôn ngữ, báo chí, hoặc sáng tác văn chương, vì trách nhiệm kể câu chuyện thương hiệu sẽ do người này phụ trách. Một điều quan trọng nữa là Quản lý biên tập phải biết cách sắp xếp, bởi vì họ sẽ chịu trách nhiệm cho lịch công tác biên tập, lập kế hoạch, giao công việc đội ngũ sáng tạo nội dung, tính nhất quán và phong cách.

Sáng tạo nội dung

Các chức danh này có thể bao gồm những người làm nội dung, nhà văn, người quay phim, người chụp ảnh, v.v… Đây là những người thực sự tạo ra nội dung để biên tập viên xem xét. Các công ty thường thuê người làm việc tự do đảm nhận phần việc này, đặc biệt thích hợp với các video hoạt hình. Sau khi đã xác định loại nội dung mà bạn cần để sản xuất, bạn nên tìm kiếm người chuyên sáng tạo nội dung về lĩnh vực đó và để họ chịu trách nhiệm chính cho việc sản xuất nội dung của bạn. Tóm lại, có một đội ngũ sản xuất nội dung phong phú là điều hữu ích vì họ có thể phục vụ cho bất cứ lĩnh vực nào bạn muốn.

Khi sử dụng cấu trúc này, công việc của bạn có thể trông như sau:

Đào tạo đội ngũ nội dung

Trước hết, bạn nên biết là sẽ vô cùng khó khăn để hướng dẫn một người cách viết hoặc chỉnh sửa tốt, vì vậy bạn nên tuyển các bạn copywriter và biên tập viên giỏi. Nếu người apply công việc không có những phẩm chất đó, tốt nhất là đừng tuyển. Ngoài ra, cách bạn đào tạo đội ngũ của mình phải phụ thuộc vào mục đích sử dụng. Dưới đây là vài yếu tố quan trọng mà bạn nên thực hiện.

Sách hướng dẫn định dạng (Stylebook)

Bạn nên có một stylebook đặt ra những tiêu chuẩn tổng quát về thương hiệu của bạn. Dưới đây là một vài nội dung nên có trong đó (đây là một bản sao bị rò rỉ của stylebook của Groupon và quyển hướng dẫn văn phong của Đại học Oxford, bạn có thể sử dụng cả hai để tham khảo):

Chiến lược để tạo ra tiếng nói cho nhãn hiệu
Cấu trúc: bao gồm cách phân chia đề mục, điểm đầu dòng, danh sách, v.v…
Chính sách liên kết: những nguồn dữ liệu không được sử dụng? Bạn muốn người viết chỉ sử dụng những nguồn chủ yếu nào?
Quan điểm sử dụng
Vấn đề ngữ vựng: những thuật ngữ chuyên ngành nào được quyền viết tắt? Tên quốc gia, tiền tệ..
Chuẩn mực ngôn ngữ nếu bạn là một công ty quốc tế, bạn sẽ sử dụng ngôn ngữ nào?

Mục đích của một quyển hướng dẫn định dạng toàn diện là tạo ra tính thống nhất trên tất cả nội dung, và đồng thời cũng giúp người viết tham khảo khi có thắc mắc (qua đó giải quyết bớt công việc cho ban biên tập và trưởng nhóm). Nếu bạn không có thời gian để viết lên một stylebook, tôi sẽ khuyên bạn nên mua một bản sao của AP stylebook, tất cả các nhà báo đều sử dụng nó. Nếu bạn đang viết stylebook cho riêng mình, hãy tham khảo Purdue Owl và Grammar Girl.

Nguyên tắc viết văn

Một trong những điều tốt nhất mà tôi từng thực hiện là tạo ra một nguyên tắc rộng rãi cho người viết nội dung, vì nó chỉ ra chính xác những gì tôi mong đợi nên không có sự nhầm lẫn nào xảy ra. Dưới đây là một vài vấn đề tôi đề cập trong các nguyên tắc đó:

Những yêu cầu về thời gian, chất lượng nội dung, v.v… (Đây là một cái nhìn tổng quan rất đơn giản, qua đó đó thể hiện những kỳ vọng cơ bản nhất của chúng tôi)
Vấn đề pháp lý: ai là người sở hữu của nội dung, cách chúng tôi giám định nội dung v.v…
Thông tin về mức chính xác của công việc được giao
Chính sách biên tập: những gì tôi mong muốn trong quá trình biên tập (tức là tôi thường yêu cầu phải chỉnh sửa bao nhiêu lần, những gì sẽ xảy ra nếu tôi muốn các phần được biên tập lại hoàn toàn, v.v…)
Thỏa thuận về việc gia hạn thời hạn và hậu quả nếu công việc không làm đúng thời hạn
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

Cuối cùng, các nguyên tắc mà bạn đặt ra có thể sẽ liên tục được bổ sung các vấn đề mới phát sinh.

Phản hồi

Đây là một công cụ rất cơ bản, nhưng lại có thể giúp đội ngũ biên tập và thiết kế của bạn phát triển, tiến bộ, tạo ra một đội ngũ bền vững và đảm bảo chất lượng nhất quán và lâu dài.

Nếu bạn là người quản lý biên tập, bạn nên phản hồi các sản phẩm của đội ngũ sáng tạo nội dung. Nếu họ làm tốt, hãy cho họ biết. Tôi có một hệ thống thang điểm từ 1 đến 5 để tôi đánh giá và đưa phản hồi lại cho bất cứ tiêu đề nào tôi đọc được. Tôi cũng thường xuyên chia sẻ những điều chỉnh sửa, một cách hữu ích nhất của việc phản hồi thông tin (một công cụ tuyệt vời để làm việc này, ngoài Google Docs ra còn có Draft).

Nếu bạn là người đứng đầu nhóm nội dung, hãy xem lại tất cả các bài được biên tập viên phê duyệt và chia sẻ. Bạn không cần phải xem xét từng cái một, nhưng chắc chắn rằng bạn phải đưa ra phản hồi thường xuyên (Mẹo nhỏ: thiết lập một cuộc họp hàng tháng với biên tập viên đưa ra ý kiến của bạn).

Giám sát và theo dõi

Cũng giống như các chiến lược marketing khác, content marketing cần phải được liên tục đánh giá để xem việc gì nên được tiếp tục thực hiện. Vậy, bạn cần theo dõi những gì?

Trước tiên, bạn nên theo dõi các mục tiêu đã xác định trước đó (cũng đơn giản thôi bởi vì tất cả các mục tiêu đều có thể đo lường được theo một cách nào đó). Bên cạnh đó, thường là sẽ khó biết nên theo dõi cái gì. Chiến lược nội dung Jay Baer giới thiệu cho bạn 4 loại số liệu cần theo dõi:

1. Consumption (Tiếp nhận)

Trả lời câu hỏi: Bao nhiêu người đã tiếp nhận nội dung của bạn? Đánh giá thông qua lượt xem, tải, xem, v.v…?

2. Share (Chia sẻ)

Trả lời câu hỏi: Họ có thường chia sẻ nội dung của bạn với người khác không?

3.Lead Generation (tạo khách hàng tiềm năng)

Trả lời câu hỏi: Người tiếp nhận nội dung có trở thành khách hàng tiềm năng không?

4. Sales (Bán hàng)

Trả lời câu hỏi: Người tiếp nhận nội dung có thường trở thành khách hàng của bạn không?

Tôi cũng sẽ thêm một vài số liệu để bạn xem xét theo dõi:

Tỷ lệ thoát (bounce rate) trên các trang nội dung: Đây là số liệu rất đơn giản nhưng lại rất quan trọng trong việc xác định nội dung của bạn có đáp ứng những kỳ vọng người đọc hay không.
Khách hàng của bạn có đang di chuyển qua sơ đồ phễu chuyển đổi không? Điều này sẽ giúp bạn xác định tốt nội dung của bạn có hiệu quả hay không trong việc thúc đẩy chuyển đổi (Việc này là mục tiêu chung của sự nỗ lực marketing của bạn).
Nội dung của bạn có thu hút khách hàng mới không? Việc này sẽ đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Lưu ý rằng ở đây chúng ta chỉ quan tâm đến khách mới. Dĩ nhiên khách hàng cũ quay lại và điều rất quan trọng, nhưng bạn cũng phải chắc chắn rằng bạn đang mở rộng danh sách khách hàng của mình.
Bạn đang sản xuất đủ nội dung cho mỗi tính cách, thái độ, suy nghĩ hình mẫu khách hàng ở từng giai đoạn trong phễu chuyển đổi?
Khách hàng của bạn có hài lòng với vấn đề được giải quyết cho từng phần riêng ở trên?
So sánh mức độ hiệu quả giữa các kênh truyền thông (ví dụ như tạo ra video sẽ đem lại kết quả hơn là chỉ viết bài bình thường)
Có trục trặc nào trong quá trình sản xuất nội dung của bạn không? Có ai làm việc thiếu hiệu quả không?
Hiệu quả của ngân sách đầu tư như thế nào ?

Lời kết

Không có một công thức hoàn hảo cho việc phát triển và duy trì một đội ngũ nội dung cả. Công ty của bạn cần phải linh hoạt giải quyết những vấn đề phát sinh hoặc cách làm việc không hiệu quả. Tuy nhiên, bước đầu bạn nên làm theo bốn bước mà chúng tôi trình bày ở đây:

Lập kế hoạch (xác định mục tiêu và chiến lược của bạn)
Xây dựng đội ngũ
Huấn luyện đào tạo
Giám sát và theo dõi

Ngoài ra, tôi cũng nhấn mạnh hai điểm quan trọng những người đang xây dựng một nhóm nội dung: 1) Hãy chắc chắn rằng bạn thuê những người thực sự có tài viết lách, chỉnh sửa, hoặc quản lý ngay từ đầu, và 2) Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn làm việc bền vững – không phải chỉ trong 6 tháng tiếp theo, mà còn trong 6 năm tiếp theo, bởi vì content marketing là một quá trình rất dài.

Nguồn: Lammarketing.vn